Poster om tijdens workshops feedback op te halen bij deelnemers
De Rijksoverheid wil vanaf 2017 papierloos werken. Dat betekent dat papier geen deel meer uitmaakt van de informatiestromen binnen de overheid.
Veranderlab helpt bij het ontwerpen en implementeren van een nieuw digitaal dossier voor het primaire proces. We deelden de resultaten van het vooronderzoek via “roadshows” in de vorm van demodesigns. Vervolgens bespraken medewerkers de informatie aan de hand van vier vragen: Waar heb je gehoord, waar krijg je energie van, waarover heb je vragen en wat zijn je tips? De reacties zijn verwerkt in een eerste prototype van het digitale dossier. Dit prototype is in een hele reeks testlabs beproefd en verfijnd.Via proceslabs hebben de medewerkers in kaart gebracht wat er in het dagelijks werk allemaal zou veranderen met de komst van het digitale dossier. Deze informatie is verwerkt in nieuwe procesprotocollen.
Op elke afdeling die met het nieuwe digitale dossier ging werken, is een implementatie team geformeerd. Dit team heeft op elke afdeling de conversie van de fysieke dossiers voorbereid. Vlak voor de livegang is alle medewerkers die met het nieuwe digitale dossier gaan werken een introductie cursus aangeboden in de vorm van een serious game. Door deze vorm maakten zij in ongeveer 2,5 uur kennis met het nieuwe digitale dossier en oefenden zij de nieuwe werkwijzen. Het nieuwe digitale dossier wordt is op 8 oktober 2015 in werking gesteld. Vervolgens hebben leden van het projectteam en de uitvoeringsteams nog drie maanden nazorg verleend op locatie.
Het project wordt afgesloten met een audit, waarin onderzocht wordt of de digitale dossiers voldoen aan de normen.
